公务员礼仪修养之语言礼仪规范5

作者:佚名 字数:2300 阅读:31 更新时间:2009/04/11

公务员礼仪修养之语言礼仪规范5


 

 

    (二)封文格式

    封文,即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函,其封文有着不同的具体格式内容。

    1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上,应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方,应写清寄信者的地址、姓名(有时可只写姓氏)以及邮编。

    2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上,收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方;寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大,与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。

    3.托带信函。在托人带交的信封上,内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址,可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名,不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。

     不同的信函封文除了上述不同的格式要求外,还有许多普遍的规范和要求,基层公务员应当严格遵守。

    一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜;横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函,当使用素色信封。

    二是封文字体。封文字体的书写,可用钢笔、圆珠笔、毛笔等,但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳,忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信,应以端正的字体书写,以表尊敬。

    三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用,因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的,但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼,如“姥爷”、“四叔”等。

    四是邮编邮票。为便于邮局作业,寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整,一字一格。

    直式信封的邮票应粘于信封的左上角,横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正,给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时,需加贴标签。标签应粘贴端正。

    二、回复与管理

    对于公务信函的发送者而言,重要的是信函的撰写;而对于公务信函的接收者而言,重要的则在于信函的回复和管理。

    (一)回复信函

    使用公务信函必然是有事要谈,有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中,是发信者最牵挂的事。因此,基层公务员在收到公务信函后,务必要以适当的方式予以及时回复,以示对对方的尊重。

    1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复,切不可拖拖拉拉、懒散对待,甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现,导致发信者忧心忡忡,公务也不能及时办理。

    2.回复方式。公务信函的回复应遵循“照旧”原则,即以函复函。如果因故改变回复方式,应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情,可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到,然后再及时复函。

    复函时除对对方的提议、要求作详实答复外,还应告之所收到的是何时所发的信函,我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁,更有必要这么做。如告诉对方:“您于3月6日发出的信函,我在11日收到了。”

    3.解释延误。基层公务员在收到公函后,如果当时确实无法及时回复,则必须先电告对方,并致以歉意,向对方解释原因,然后再抽时间予以回复。

    如果在回函时遇到困难,例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围,切不可不予理睬、束之高阁,甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。即使帮不了忙,也应尽早答复,并致以歉意。要表现出坦诚的态度,以便早让对方另做安排。

    (二)妥善管理

    每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料,即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此,基层公务员必须加强对公函的管理。

    1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理,妥善保存于安全之处。按照常规,未经允许或批准,基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函,更应严格管理,不得随意进行口头扩散或书面引用。

    2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函,基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定,销毁信函应经过鉴别和主管领导批准,并应登记在册。销毁时应有专人在场监督,保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底,不遗漏。

    切勿将信函随便当作垃圾扔掉,或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用,如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。

 

 

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